グローバルナビ

2010年9月25日土曜日

イベント運営における見えない業務

久々のブログ。ツイッターやり始めるとブログって書けなくなりますね。

今日はアースデイ神戸の集まりでした。
イベントの運営と言っても、そこには会場側との調整、予算管理、スケジュール管理、出店者調整、ボランティア調整、会場配置など業務は多岐に渡る。また、その業務それぞれは独立しているわけではなく、有機的に絡まっていて、一つの業務に変更を加えればそれがイベント全体に影響を与えるということはよくある。

そこで、それぞれの業務を横断的に見て、必要であれば調整を行う、言わば見えない業務が出てくる。この業務はイベントの規模が大きくなれば、その業務量、負担も増大する。
外部的要因により、イベントの途中での変更というのは良く出てくるが、それ以外に内部的要因による変更というのも多々出てくる。例えばあるスタッフが途中でライブをやりたいとなった場合、その報酬が必要になったことによりイベント全体の収支に影響が出る、またライブ時間中はお客さんがそちらに流れてしまうので他のワークショップの時間をずらす必要がある、チラシにアーティスト紹介のスペースを新たに確保するなど、様々な調整ごとが生じる。

こうした見えない調整業務は会社組織であれば、リーダーとなる者がいるし、毎日会社で合う時間があるので調整しやすい。だけど、僕たちのようなフラットなボランティア組織で、住んでいるところもバラバラであれば、その調整は容易ではない。そもそもその調整業務は見えない人には見えないので、イベント全体の進捗状況が見えている人にしかできないし、集まって話し合うと言ってもそんな時間もない。
どのような運営体制、方法であれば、その見えない調整業務を分担し、効率的にまわしていけるのか、それが一つの大きなテーマでした。

テーマ紹介だけで長文過ぎて、書くの疲れた。
イベント運営は難しいね。
だけど、メンバーで一つのことを達成した時の達成感を共有できるからやめられないんだよね。
素晴らしい出店者とも出会えるし。